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Referencias relativas

Son las referencias más utilizadas en Excel pues guardan una relación directa entre la columna y fila en la que se encuentran. Las podemos distinguir muy fácilmente ya que una referencia relativa tan solo está compuesta por una letra y un número sin espacios ni caracteres entre ellos.

1. Transcribe la siguiente tabla a una nueva hoja de cálculo Microsoft Excel.


2. Activa la celda F2 y haz clic en el botón SUMA situado en el grupo editar de la ficha inicio. Al pulsar ENTER se realiza la suma automática de las celdas del rango B2:E2.


3. Selecciona de nuevo la celda F2, desplaza el cursor del ratón hasta el extremo inferior derecho en el que cambiará su forma a una cruz negrita y arrastra hasta la celda F7. De esta forma la fórmula que hemos utilizado anteriormente ha quedado copiada en el resto de la columna =SUMA(B2:E2).




Referencias absolutas

Al igual que en la relativa se hace referencia a una celda o a un rango de celdas cuando hablamos de referencias absolutas además de hacer referencia a una o varias celdas, estas las fijamos para que no puedan variar mediante el símbolo del dólar ($).

1. Vuelve a la hoja de cálculo que has utilizado en la referencia relativa. En G1 escribe IVA, en I1 TIPO DE IVA y en la casilla I2, 21%.


2. Selecciona G2 y escribe la fórmula de la referencia absoluta para fijar la celda en la que tenemos el porcentaje de IVA. =F2*$I$2.


3. Sitúate en el límite inferior derecho de la celda G2 hasta observar una pequeña cruz negrita de la que tienes que arrastrar hasta la celda G7.
Desplázate por las distintas celdas de la columna. 

Cómo ves la primera parte de la formula siempre varia al contrario que la segunda en la que su contenido siempre es el mismo ya que está fijado por el símbolo del dólar $I$2.


Referencias entre hojas

Para realizar referencias entre distintas hojas de cálculo dentro del mismo libro Excel deberemos escribir la siguiente formula empezando por el nombre de la página acompañado de un signo de exclamación Hoja1! y la localización de la celda fijada por el símbolo del dólar Hoja1!$A$2.

1. Activa la celda A5 de la Hoja1 y escribe 385.
2. Activa la celda B5 de la Hoja2 y escribe 972.
3. Activa la celda C5 de la Hoja3 y escribe el signo (=). Desplázate de nuevo a la celda A5 de la Hoja1 y pulsa el signo (+) del teclado y activa la Hoja2 y haz clic en la celda B5. Pulsa ENTER.

Si observas la barra de fórmulas el resultado será: =Hoja1!A5+Hoja2!B5


Todos sabemos cosas que no todo el mundo sabe. Soy Pau Candela y voy a enseñarte cómo sacar el máximo partido a los principales programas de la suite ofimática de Microsoft Office. twitter facebook pinterest blog about.me


Una lista multinivel es una colección de términos ordenados de forma jerárquica que podemos utilizar para la realización de índices. En este caso práctico vamos a desarrollar una lista multinivel con el temario de un curso de Microsoft Word 2016.


1. Redacta el siguiente documento sin aplicarle formato ni numeración.


2. Selecciona todo el texto menos PROGRAMA CURSO DE MICROSOFT WORD 2016. Abre la flecha desplegable lista multinivel del grupo párrafo y elije la lista seleccionada en la imagen.


3. Sitúa el punto de inserción a la izquierda de funciones de un procesador de texto y pulsa la tecla tabulación.


Cada vez que pulsemos tabulación en una misma línea estaremos disminuyendo su nivel jerárquico. Repite la misma operación con las líneas escritas en minúscula.

PROGRAMA CURSO DE MICROSOFT WORD 2016

1.       ASPECTOS GENREALES
1.1.    Funciones de un procesador de texto
1.2.    Ejecutar Word 2016
1.3.    Entorno de trabajo
1.4.    Cómo salir de Word 2016
2.       OPERACIONES BÁSICAS
3.       FORMATO DE DOCUMENTOS
4.       COLUMNAS
5.       FORMULARIOS
6.       TRABAJAR CON TABLAS
6.1.    Crear y editar tablas
7.       CORRECCIÓN DE TEXTOS
7.1.    Revisar ortografía y gramática
7.2.    Autocorrección
7.3.    Diccionarios
8.       GRÁFICOS
9.       COMBINAR CORRESPONDENCIA
10.   MACROS


Cómo retroceder uno o varios niveles jerárquicos.
Para aumentar un nivel jerárquico, es decir pasar de 7.1.1 a 7.1, deberemos situar el cursor a la izquierda de la línea justo detrás de la enumeración y pulsar la tecla retroceder de nuestro teclado.


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La sangría es la distancia que existe entre el texto y los márgenes establecidos de un documento Word que podemos editar mediante sangrías de tres tipos, estas son: derecha, izquierda y especiales.





Sangría izquierda e interlineado sencillo

1. Escribe el texto anterior y selecciónalo.
2. Desplázate a la pestaña configuración de párrafo en el apartado general de la pestaña sangría y espacio elije alineación izquierda y en sangría izquierda establece 2 cm.




Sangría francesa e interlineado mínimo

1. Para hacer una sangría francesa selecciona de nuevo el párrafo anterior.
2. En configuración de párrafo, en el menú desplegable especial del apartado sangría selecciona sangría francesa y un valor de 2 cm.
3. En el apartado espaciado aplica un interlineado mínimo.





Establecer sangrías con la regla

Para establecer sangrías con la regla tan solo deberemos seleccionar parte o el párrafo completo e ir desplazando los tres marcadores de sangría manualmente.




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A veces trabajamos con celdas, hojas y libros Excel que son confidenciales y necesitamos protegerlos con contraseña para que terceras personas no puedan ver, editar ni borrar los datos que hay en su interior.



Copia la siguiente tabla llamada cartera de proveedores en una nueva hoja Excel ya que la usaremos como ejemplo para los diferentes apartados de este caso práctico sobre cómo proteger celdas, hojas y libros en Excel.




CÓMO PROTEGER UN RANGO DE CELDAS

1. Pulsa en el extremo superior izquierdo.





2. Dirígete al cuadro de dialogo formato y selecciona formato de celdas. A continuación, visualizarás una ventana, en la pestaña proteger desactiva la casilla bloqueada. Acepta.





3. Selecciona el rango de celdas que quieres bloquear, si estas siguiendo este mismo caso práctico deberás seleccionar A1:E8.




4. Ve a la cinta de opciones y activa la ficha revisar, haz clic en proteger hoja. Finalmente aparece el siguiente cuadro de dialogo en el que podemos indicar las tareas que puede o no realizar la persona que abra la hoja Excel en el rango de celdas que acabamos de proteger. Acepta.





CÓMO PROTEGER UNA HOJA EXCEL

1. Activa la ficha revisar, en el grupo cambios selecciona proteger hoja. En la siguiente ventana introduce una contraseña y establece que parámetros pueden modificar terceras personas al abrir la hoja de cálculo. Acepta.

Si probamos a modificar cualquier celda veremos una ventana en la que se informa que la hoja Excel está protegida y no puede ser editada.







CÓMO PROTEGER UNA HOJA EXCEPTO UN RANGO DE CELDAS

1. En el caso que se quiera proteger toda la hoja de cálculo menos una o varias celdas tan solo deberemos seleccionar la celda o las celdas que no se quieren bloquear y a continuación proteger la hoja como hemos hecho anteriormente.





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La creación e impresión de etiquetas es un proceso de pocos pasos en los cuales se tiene que empezar por configurar un documento, conectarlo a una cartera de contactos, agregar campos de combinación dándoles formato y, por último, imprimir etiquetas.


Te recomiendo que antes de empezar pongas en práctica este tutorial de Microsoft Word llamado combinar por correspondencia ya que lo vamos a utilizar para desarrollar este caso práctico sobre como añadir etiquetas personalizadas.


Cómo crear, editar e imprimir etiquetas adhesivas en Word

1. Abre el documento cartera de clientes que creamos en el anterior articulo, combinar correspondencia. Activa la ficha correspondencia.

Puede que en la cinta de opciones no tengas esta pestaña, si es así, en el punto 3 de combinar por correspondencia te explico cómo hacerlo.


2. En el menú crear haz clic sobre etiquetas. Te aparecerá el siguiente cuadro de dialogo. Pulsa en Opciones.




3. En marca de etiquetas buscamos APLI y en número de producto APLI 01212. Acepta.



4. Haz clic en nuevo documento. Te aparecerá una nueva hoja de Word con las cuadriculas de las etiquetas adhesivas que vamos a empezar a crear.



5. Activa de nuevo la ficha correspondencia, dirígete a seleccionar destinatarios y elige usar una lista existente. Busca el documento cartera de clientes.

7. En el apartado escribir e insertar campos sitúate en insertar campo combinado y ves seleccionándolos.

8. Posiciónate en finalizar y combinar, selecciona editar documentos individuales. Acepta.

9. Si has seguido correctamente cada uno de los pasos te deberán salir cinco hojas con las etiquetas adhesivas de los diferentes clientes.







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La combinación por correspondencia en Word es muy utilizada en el mundo empresarial ya que nos permite crear documentos en el que solo cambian campos como el nombre o la dirección del destinatario. Es decir, redactando un solo documento podemos enviarlo a tantos destinatarios como tengamos en cartera. Con este tipo de combinaciones se pueden realizar distribuciones masivas por correo electrónico, cartas, etiquetas postales, sobres, etc.



Pasos para combinar correspondencia en Word

Nuestra empresa se dedica al transporte, vamos a mandar una carta a nuestros clientes informándoles sobre las nuevas tarifas.


1. En un documento Word redacta la siguiente carta y guárdala con el nombre carta para cliente.



2. Crea un nuevo documento en Microsoft Word y transcribe la siguiente tabla. Guárdala como cartera de clientes.



3. Abre el primer documento que has creado, carta para cliente. Dirígete a la pestaña correspondencia. 

Si en la cinta de opciones no ves la pestaña correspondencia dirígete a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones > Correspondencia > Aceptar.

Una vez en la pestaña correspondencia haz clic en seleccionar destinatarios > Usar una lista existente. Te saldrá una ventana en la que tienes que buscar el archivo que has creado llamado cartera de clientes y aceptar.




4. Haz clic justo debajo de la fecha. En la misma pestaña correspondencia del grupo escribir e insertar campos selecciona insertar campo combinado.



5. Pulsa vista previa de resultados para comprobar cómo queda la combinación con los diferentes datos de la tabla que hemos entrelazado. 

Haz clic en finalizar y combinar y elige la opción editar documentos individuales. Puedes combinar todos los registros o solo algunos. Acepta.

Una vez tenemos el documento finalizado y listo para imprimir  seria interesante realizar el ensobrado y etiquetado correspondiente. Para ello te recomiendo este articulo en el que te explico cómo crear, editar e imprimir etiquetas adhesivas en Word.




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Podríamos decir que la validación de datos es una herramienta que Microsoft Excel nos proporciona para evitar la introducción de información errónea en una tabla de datos.



 Validación de datos Excel en 4 pasos.

1. Tenemos la siguiente tabla en un documento de Microsoft Excel en la que tenemos que introducir las fechas y comprobar si estas son o no aceptadas.



2. Selecciona la columna fecha y haz clic en la pestaña datos > herramientas de datos > validación de datos.



3. A continuación, saldrá un cuadro de dialogo con tres pestañas: configuraciónmensaje de entrada y mensaje de error.

En la pestaña configuración se especifica la condición que debe cumplir el dato para poder introducirse en las celdas de la tabla. Como para este caso práctico queremos unos rangos de fecha exactos, en permitir selecciona la opción fecha e indica la fecha inicial y final que será del primer al último día del mes de marzo.



Mensaje de entrada: en esta pestaña escribimos el mensaje que aparecerá al seleccionar la celda.

Título: FECHA MES DE MARZO.
Descripción: Introduzca fechas del mes de marzo de 2016.




Mensaje de error: introducimos el mensaje que aparecerá cuando se escriba un mensaje que esté fuera de los parámetros que anteriormente hemos establecido. 

Existen tres tipos de mensajes en la casilla estilo: deteneradvertencia e información.

Para este caso práctico marcamos detener que determina si Excel obliga a cumplir las condiciones cuando se especifica un valor incorrecto en la celda mientras que advertencia e información proporcionan ayuda, pero permiten a los usuarios especificar datos fuera del rango.

Título: FECHA NO VALIDA.
Fecha no valida: La fecha que ha indicado es errónea. Indique una fecha que comprenda del 01/03/2016 al 31/03/2016.




4. Seleccionamos una de las celdas de la columna fecha, nos aparece un cuadro indicándonos que introduzcamos una fecha del mes de marzo.



Introducimos un valor como podría ser 13/03/2016. No ocurre nada ya que el dato es correcto. Ahora vamos a introducir un dato erróneo 23/02/2016. Como ves aparece el mensaje de error que anteriormente le habíamos indicado.




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